Excelで領収書を作成&一括管理する

ウチは家族経営の小さな節約ゲストハウスなので、いろんなものをハンドメイドしています。

PCを使用しての事務作業(予約管理や収支明細等々)もエクセルで手作りしまくってます。

稀に宿泊ゲストから領収書の発行を依頼されることがあります。

もちろん領収書もフォーマットをエクセルでハンドメイドです。

今までは領収書を発行したら、ベースとなる予約データ一覧にわかるようにマークをしていたのですが、どうもイマイチしっくりこない。

もし再発行が必要になったときに、一覧から該当ゲストのデータを領収書のフォーマットに落とし込まなくてはいけません。

それって結構面倒くさい。

領収書の形で一枚一枚データとして保存しても良いのですが、それじゃファイル数は増えるし、容量も増えて管理しにくい。

「領収書を発行したゲストだけを別データで管理できないかな?」

「且つ、必要であれば簡単に領収書の形で呼び出すことはできないかな?」

ということで苦手な関数を駆使して、一括管理できる領収書をエクセルで作成しました。

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1. 「顧客データ」と「領収書」を作成する

まずは領収書を発行した顧客データをエクセルの「sheet 1」に、領収書を「sheet 2」に作成します。

顧客データの項目は領収書への記入項目になります。

sheet1には顧客データを作成します。

sheet2には領収書を作成します。

画像はあくまで一例として作成しただけなので、自分の好きな形式で作れば良いです。

ちなみにウチも全く違う形式です。

2. 顧客データを領収書に表示できるようにする。

次にsheet1に作成した顧客データをsheet2に作成した領収書に表示できるようにします。

ここでは領収書の「領収書NO」に番号を打ち込むことで該当する内容が表示されるようにします。

検索手段はエクセルの関数「VLOOKUP」を使用します。

「VLOOKUP」は「ブイルックアップ」と呼びます。

どの項目でもいいですが、例として③番の「宛名」で作ってみます。

まず、領収書の宛名を表示させたいセルを選択します。

表示させたいセルが複数にまたがっている場合は「セルを結合」しておきましょう。

表示させたいセルを選択します。

エクセルのメニューから「数式」を選び「関数の挿入」をクリックします。

メニュー→「数式」→「関数の挿入」

「関数の挿入」画面が表示されるので、「関数の検索」に「VLOOKUP」と入力し「検索開始」をクリック。

下段の「関数名(N):」に表示された「VLOOKUP」を選択し「OK」をクリック。

VLOOKUPを検索し選択します。

「関数の引数」画面が表示されるので各項目を入力します。

「検索値」

領収書番号のセルを選択するかセル番号を入力します。今回の場合は「L3」になります。

「範囲」

画面をsheet1に切り替えて顧客データの項目が全て含まれるように「列」を選択します。

「セル」を選択するのではなくAからEまで「列」を選択します。

ちなみにA、B、Cと横に並ぶのが「列」で1、2、3と縦に並ぶのが「行」です。

「列番号」

「宛名」が入力されている「列」が左から数えて何列目かを入力します。

今回の場合、「宛名」は列Cにあります。列Aを1列目とすると列Cは3列目になるので「3」と入力します。

宛名は3列目なので列番号は「3」と入力します。

「検索方法」

なにも考えず「FALSE」と入力しましょう。深入りは禁物です。

ひと通り入力したら「OK」をクリックして完了です。

「領収書NO」に「1」を入力すると、顧客データから該当データが呼び出されて宛名に「Aさん」が表示されました。

領収書番号を入力すると宛名が表示されます。

残りの項目も同様に「VLOOKUP」を使って表示されるようにします。

これで「領収書NO」に「1」を入力すれば「Aさん」の領収書が、「2」を入力すれば「B」さんの領収書が表示されるようになりました。

領収書番号を入力することで該当する領収書を呼び出せるようになりました。

まとめ

これで領収書を発行した履歴も、必要であれば領収書の再発行も、ひとつのエクセルファイルで管理出来るようになりました。

ファイル容量も時間も節約できるようになりました。

ほんとエクセル便利ですよー。

なんでも作れちゃう。

ウチの場合、宿の管理関係はほとんどエクセルでやってます。

弱小個人事業主に「エクセル様」は強い味方です。

ではー。

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